3. 직무분석 실시단계(과정) 

1) 준비단계 

  직무분석을 실시하기 위해서는 직무분석의 목적이 명확하게 설정되어야 하고 그 목적에 따라 분석항목의 선정과 분석팀 구성, 사내의 홍보와 분석방법의 체계화, 분석계획 일정 수립 등에 대한 사전준비가 필요하다. 직무분석은 노동력 주체로서의 인간에 대한 구조적 이해와 경영에 있어서의 인간활동 내용과 활동장소를 제공 해주는 조직적인 이해를 토대로 하기 때문에 인사관리과정의 생산적 요인으로서 직무분석을 실현하기 위해 다음과 같은 내용들을 잘 점검 확인한 후 실시하여야 한다.

첫째, 분석목적의 결정과 실시창구의 설정

둘째, 분석팀 구성과양성

① 냉정하고 예리하게 관찰하고 분석하며, 종합적이고 체계적으로 판단할 수 있는 사람

② 명랑하고 개방적인 성격으로 타인들에게 긴장감을 주지 않는 사람

③ 분석대상 조직의 업무내용이나 기술적 사항 등 기초지식이나 전문지식이 풍부한 사람

④ 인격과 덕망이 갖추어져 여러 사람으로부터 신뢰를 받고, 영향력을 행사할 수 있는 사람

셋째, 사내 홍보실시와 협력요청

① 톱(Top)층과 관리, 감독자, 종업원들에 대한 이해와 협력 요청

② 노동조합에 대한 이해와 협력요청

③ 직무분석 목적과 방법, 내용, 진행과정에 대한 설명과 협력요청

넷째, 분석 스케줄의 작성과 매뉴얼 작성

2)예비조사 단계

  예비조사단계는 직무분석의 목적과 진행방법 분석결과를 명확화 하기 위해 현재의 직무구조와 내용 등을 예비조사하여 본 조사 작업과 분석작업 과정에서 효율적인 업무의 진행을 실현하기 위해 직무의 특징, 업무개요, 업무분담, 내용과 처리과정, 절차 등에 대한 분석작업을 실시하며, 직무분석 방법에 대한 구체적인 설계를 실현토록 하기 위한 단계로서 그 내용은 다음과 같다

① 대상조직의 개요파악

② 기존자료에 의한 개요파악

③ 기능조직도에 의한 구조현황 파악

④ 직무내용과 숙련도, 작업방법, 직무범위와 한계, 목적, 타 직무와의 관련성 등을 파악한다.

3) 직무분석 단계

  직무분석은 개개의 직위에 대해서 그 직위에서 수행하는 업무내용 분석과 그 직위 담당자에게 요구되는 직위의 이행요건 분석으로 이루어진다. 그리고 직무분석을 실시하는 과정에는

① 직무정보 수집 과정

② 직무정보의 분석 과정

③ 직무기술서의 작성 과정으로 이루어진다.

  업무이행 내용의 분석은 개개의 작위에서 수행하고 있는 일들에 대한 내용을 명확하게 나타내고, 그 직무를 타 직무와 비교하면서, 업무의 종류와 난이도 등도 함께 분석한다. 업무이행 요건에 대한 분석 내용은

① 그 직무를 수행할 때 어떠한 정신적･육체적인 능력과 기능이 요구되는지?

② 직무수행의 결과에 따르는 책임은 무엇인가?

③ 직무수행 담당자는 어떠한 환경과 조건 속에서 업무를 수행하게 되고,

④ 업무능력과 기능, 그리고 재해위험은 업무수행의 어떤 과정에서 나타나게 되며,

⑤ 주어진 업무내용은 타 업무와 어떠한 관련성을 가지면서 진행하게 되는 지를 구체적으로 파악한다.

직무분석 내용을 개괄적인 도표로 표시하면 다음과 같다.

4) 활용의 단계 

  직무분석된 내용과 결과는 직무분석 목적에 따라 직무의 성격, 내용, 수행방법 등을 일목요연하게 체계화 한 후, 인사관리의 특정 목적에 맞도록 세분화시켜야 한다.

  세분화된 분석내용은 선발기준 교육훈련방법, 조직개선방안, 임금관리, 안전관리, 작업방법 및 공정개선안, 업무표준화 방향 등의 자료에 활용되어야 한다. 직무분석 결과를 분석 목적에 따라 체계적으로 분류, 기록한 내용이 직무기술서이고 관리 목적에 따라 기록된 내용이 직무명세서이다.

(1) 직무기술서

  직무기술서는 직원의 모집, 배치의 적정화, 직무능률화를 목적으로 개개인 직무에 대한 책임, 의무, 범위와 내용을 문서화한 것이다. 직무기술서는 다음과 같은 내용이 기록되고 이내용은 직무평가의 기초자료로 활용된다.

① 경영에 있어서의 직무의 지위와 그것의 수행장소

② 직무수행 순서에 따라 수행되어야 할 의무

③ 직무에 수반되는 책임

④ 직무에 필요한 인적요건 등이다.

(2) 직무명세서

  직무명세서는 직무의 내용과 직무담당자의 인적요건을 설명한 것으로서 직무분석의 결과를 문서화한 것이다. 직무명세서는 다음과 같은 내용을 문서화 한 것으로서

  첫째 : 직무내용으로서

• 직무의 명칭

• 분류번호

• 직무의 일반적 내용

• 필요한 도구, 기계, 특별한 설비와 그 전용･공용의 구별

• 직무담당자의 자세

• 필요한 자료

• 관련직무와의 관계

• 전직무와 상위직무

• 교육훈련방법과 기간

• 급여체계

• 평상작업 시간

• 평상직무 시간

• 작업조건 및 위험의 종류와 정도

• 동작연구에 있어서 표준작업 방법과 표준시간 등

 둘째 : 직무담당자에 관한 사항으로서

• 성별･연령

• 육체적 조건

• 재능의 정도

• 성격

• 정신적 조건(지식, 주의력, 창의성)

• 능력

• 경험과 기능 등의 사항을 기록한다